Interna förhållningsregler – Gåvor och gästfrihet

Erbjudande och mottagande av gåvor eller gästfrihet till ringa värde kan gagna långsiktigt affärssamarbete eller stärka en affärsrelation, och kan godtas under förutsättning att

• de är av lämpliga natur och rimligt värde, med hänsyn till intressenterna och den övergripande situationen,
• de inte erbjuds för att påverka ett affärsbeslut och ger intryck av otillbörlig påverkan,
• deras erbjudande och mottagande sker öppet, och
• de är tillåtna enligt tillämpliga lagar och praxis för både givaren och mottagaren.

Det är aldrig tillåtet i affärsrelationer att ge eller ta emot pengar eller presentkort.

Ska hållas åtskilda från fattande av affärsbeslut
Gåvor och gästfrihet bör alltid hållas åtskilda från affärsbeslut. Särskilt övervägande och noggrannhet bör iakttas i situationer där tidpunkten eller sammanhanget för gåvan eller gästfriheten ligger i nära anslutning till ett beslut som påverkar Berners affärsverksamhet, såsom konkurrensutsättning eller andra liknande situationer.

Får inte vara en regelbunden praxis och inte skapa förväntan återgäldande
Gåvor och gästfrihet bör alltid vara förenligt med god sed, och aldrig överdrivet. Gåvor och gästfrihet bör betraktas som artighet och inte som regelbunden praxis, och bör varken kräva eller skapa förväntningar om återgäldande eller om att delta i eller avstå från en viss typ av verksamhet.

Får inte skapa en intressekonflikt
Gåvor eller gästfrihet får inte skapa en potentiell eller faktisk intressekonflikt, eller leda till en situation där en anställds personliga intressen stör (eller kan störa) Berners intressen. Gåvor och gästfrihet får endast omfatta samarbetspartner och personal som är relevant för affärsrelationen.

Gåvor eller gästfrihet skall inte erbjudas till samarbetspartnerns make/maka eller andra närstående, såvida det inte rör sig om en avec-situation. På samma sätt skall gåvor eller gästfrihet inte tas emot av egen make/maka eller andra närstående, utan rimlig grund.

Inga gåvor till myndigheter
Mutor, gåvor eller andra liknande förmåner som ges för att främja eller påskynda behandlingen av ett ärende, är alltid förbjudna, även om mottagandet skulle tillåtas enligt tillämplig lagstiftning, eller vara acceptabelt enligt ifrågavarande kultur.

Statliga eller kommunala myndigheter, eller andra företrädare för den offentliga förvaltningen, bör aldrig erbjudas gåvor eller gästfrihet, med undantag för sedvanliga och rimlig förtäring i samband med möten.

För samverkan med hälso- och sjukvården, följer vi samverkansreglerna enligt Swedish Medtech – https://www.swedishmedtech.se/samverkansregler

Tillstånd från chefen för deltagande i eller anordnande av storskaliga evenemang som innehåller fritidsprogram
Deltagande i storskaliga evenemang som innehåller fritidsprogram, såsom utlandsresor, och även yrkesmässiga evenemang, såsom mässor, vilka innehåller ett fritidsprogram, måste godkännas av chefen eller, om chefen också deltar i evenemanget, av dennes chef. På samma sätt bör måste anordnande av storskaliga evenemang för samarbetspartners godkännas av chefen.

Ingen egen gåva som avviker från Berners allmänna företagspresent
Beslut om eventuella företagspresenter såsom julklappar, fattas centralt, och en anställd får aldrig på egen hand ge en gåva som avviker från Berners allmänna företagspresent.

Fråga i oklara situationer
Om du är osäker på om en viss gåva, gästfrihet eller annan förmån är tillåten eller förbjuden ska du kontakta din chef. Beslutet att godta eller avvisa en gåva, gästfrihet eller annan förmån fattas av chefen i enlighet med de principer som fastställs i dessa förhållningsregler.
Huvudregeln är – om det råder tvivel om huruvida en gåva eller gästfrihet är tillåten, skall man avstå från att ge eller ta emot den.

Godkänt vid högsta ledningens möte den 15.8.2023.